Wie Barcode-Inventarsysteme funktionieren: die Grundlagen

Da Inventurprozesse komplexer werden und sich über mehrere Standorte erstrecken, steigt die Herausforderung, Barcode-Scans zu verwenden und zu optimieren. Wenn täglich Tausende, Zehntausende oder sogar Millionen von Barcodes gescannt werden, wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Software und Prozesse mithalten?

Dieser Expertenleitfaden erklärt, wie man Barcodes für die Bestandsverwaltung nutzt, und zeigt Best Practices auf, um die Leistung, Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit von Barcode-Scannern in Einzelhandel, Lager und Logistik zu verbessern. Indem Sie die menschlichen und technischen Feinheiten verstehen, die hier präsentiert werden, können Sie intelligentere Verbesserungen umsetzen, um die Scaneffizienz zu erhöhen und sicherzustellen, dass jedes Paket schneller in Ihrem ERP erscheint.

Barcode-Inventarsysteme folgen einer Reihe von miteinander verbundenen Schritten, die mit der Erfassung codierter Daten beginnen und diese in einem ERP speichern. Eine effektive Barcode-Scan-Integration, die von Grund auf neu erstellt wurde, muss all diese Schritte berücksichtigen. Fehler an dieser Stelle können zu Effizienz- und Genauigkeitsproblemen führen, die von Benutzererfahrungsproblemen bis zu Leistungseinbußen reichen.

Das Verständnis der Feinheiten jeder Phase ist entscheidend, um potenzielle Engpässe zu identifizieren und gezielte Leistungsoptimierungen umzusetzen. Lassen Sie uns die wichtigsten Aspekte hier durchgehen.

Was sind Barcodes?

Die Technologie, die zur Datenkodierung auf physischen Etiketten verwendet wird, steht im Mittelpunkt jedes Barcode-Inventarsystems. Eindimensionale (1D) und zweidimensionale (2D) Barcodes sind visuelle Darstellungen (bekannt als Symbologien) von alphanumerischen Informationen.

1D-Barcodes, wie z.B. EAN, UPC, und Code 128, bestehen aus einer Reihe von vertikalen Balken und Lücken unterschiedlicher Breite. Diese Codes werden häufig verwendet, um Konsumgüter zu identifizieren, Bestände zu verfolgen und begrenzte Datenmengen zu kodieren.

1D-Barcodes sind gut geeignet für Hochdurchsatzszenarien, in denen eine schnelle Datenerfassung erforderlich ist, wie z.B. Inventurzyklenzählung. Zum Beispiel kodieren UPC- und EAN-Barcodes Globale Handelsidentifikationsnummern (GTIN), die Unternehmen verwenden, um Produkte eindeutig zu identifizieren, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in ihren Lieferketten ausgepreist, bestellt oder in Rechnung gestellt werden.

2D-Barcodes, wie z.B. Data Matrix oder QR-Codes, speichern mehr Daten als 1D-Codes und unterstützen Anwendungsfälle, die über die Grundbestandsverwaltung hinausgehen. Diese Codes können Informationen wie Website-URLs, Kontaktdaten und erweiterte Produktattribute speichern.

Diese Daten werden von spezialisierten Hardwaregeräten oder softwarebasierten Scannern erfasst, wie z.B. kamera-basierte Apps, die auf Smartphones laufen.

Um mehr über die Feinheiten der Barcode-Scan-Technologie zu erfahren, lesen Sie unseren detaillierten Einblick in wie Barcode-Scanner funktionieren.

Bei der Auswahl einer Barcode-Symbologie für die Bestandsverwaltung sollten Sie Faktoren wie Datendichte, Scangeschwindigkeit, Fehlerkorrekturfähigkeiten und Kompatibilität mit bestehenden Systemen berücksichtigen. Am wichtigsten ist jedoch, die Symbologie zu wählen, die in Ihrer Branche verwendet wird.

Die Ausrichtung der Barcode-Symbologie an den spezifischen Anforderungen Ihres Inventurprozesses hilft, die Scanleistung zu optimieren und die Vorteile der Datenerfassung zu maximieren.

Wie ein Barcode-Inventarverwaltungssystem funktioniert

Ein Barcode-Inventarverwaltungssystem verwendet Software, um Artikelinformationen aus Barcodes zu erfassen und an Backend-Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Anwendungen zu übertragen, um Inventar in Echtzeit zu verfolgen, zu aktualisieren und zu berichten.

Der Barcode-Scanprozess umfasst typischerweise die folgenden Schritte:

1. Lokalisieren: Der Benutzer muss zunächst den Barcode im Sichtfeld des Gerätesensors (Laser, Kamera oder anders) lokalisieren. Dies erfordert, dass das Scan-Gerät korrekt positioniert wird und sichergestellt wird, dass der Barcode sichtbar und nicht verdeckt ist. Faktoren wie Lichtverhältnisse, Barcodegröße und -platzierung sowie mehrere Barcodes im Sichtfeld können die Geschwindigkeit und Genauigkeit des Scannens beeinflussen.
2. Erfassen: Sobald der Barcode lokalisiert ist, löst der Benutzer den Scan aus, um ihn zu erfassen. Steuerungen, die schwer zu finden oder zu verwenden sind, erschweren und machen den Scanprozess ineffizient. Bei kamerabasierten Scannern beeinflusst die Qualität des erfassten Bildes direkt den Erfolg des nachfolgenden Dekodierungsschritts. Die Verwendung von leistungsstarker Barcode-Scan-Software , die unscharfe, beschädigte oder schlecht beleuchtete Barcodes kompensiert, verbessert die Genauigkeit und Effizienz. Beispielsweise passt sich Scandit-Software an ihre Umgebung an, um höhere Genauigkeitsraten unter einem breiten Spektrum an Bedingungen zu gewährleisten.
3. Dekodieren: Das erfasste Bild wird von der Scan-Software verarbeitet, die die visuelle Darstellung in alphanumerische Daten übersetzt. Barcode-Scan-Software mit niedrigen Spezifikationen kann hier zu Datenungenauigkeiten führen, beispielsweise wenn sie eine hohe Fehlerrate für die gescannte Symbologie aufweist.
4. Synchronisation mit dem ERP: Die dekodierten Barcode-Daten werden an das Inventarverwaltungssystem zur weiteren Verarbeitung und Analyse übertragen. Dieser Schritt erfordert eine enge Integration zwischen dem Scan-Gerät und der Backend-Infrastruktur.

Sobald das System aktualisiert ist, kann es Bestandsniveaus überwachen, Aktionen auslösen und Datenanalysen und Berichte unterstützen. Durch die Optimierung jedes Prozesses kann man Fehler minimieren und die Gesamteffizienz verbessern.

Für einen vollständigen Überblick über den gesamten Barcode-Inventarverwaltungsprozess lesen Sie Barcode Inventarsysteme: Der ultimative Leitfaden.

Die Vorteile der Wahl der richtigen Barcode-Scan-Software für die Bestandsverwaltung umfassen die Reduzierung menschlicher Fehler und das Scannen höherer Artikelmengen. Beide Vorteile verbessern die Bestandsgenauigkeit.

Wenn Unternehmen ihren Bestand nicht kennen, bricht alles andere auseinander. Scandit unterstützt Einzelhändler dabei, bis zu 100 % Bestandsgenauigkeit zu erreichen, was ihnen hilft, eine einzige, verlässliche Quelle der Wahrheit zu schaffen, die sicherstellt, dass jeder zuversichtliche Entscheidungen auf der Grundlage derselben Daten treffen kann.

Lyndal Moeller, Scandit Senior Industry Solutions Manager, Einzelhandel

Ältere Scan-Software und Algorithmen, die sich nicht an verschiedene Umgebungen und Anwendungsfälle anpassen können, sind von Natur aus fehleranfällig. Dies führt zu ungenauen Bestandsaufzeichnungen und potenziellen Bestandsabweichungen. Ebenso begrenzt langsamer arbeitende Software, wie viele Artikel Mitarbeiter während ihrer Schichten scannen können.

Optimierte Barcode-Scan-Software ermöglicht eine genaue, Echtzeit-Bestandsverfolgung und -sichtbarkeit. Da Artikel an verschiedenen Punkten der Lieferkette gescannt werden, führt schnelle, fehlerfreie und idealerweise automatisierte Datenerfassung zu kontinuierlichen Aktualisierungen Ihres ERP mit den neuesten Paketinformationen.

Mehr Vertrauen in die Daten ermöglicht es Ihnen, fundierte Entscheidungen bezüglich Beschaffung, Zuweisung und Nachschub zu treffen, was zu verbesserten Lagerumschlagsraten und reduzierten Lagerhaltungskosten führt.

Am Boden erleichtert optimiertes Barcode-Scannen schnellere und effizientere Inventurprozesse. Langsamere und weniger benutzerfreundliche Scan-Software kann zeitaufwändig und ressourcenintensiv sein und oft erhebliche Arbeitsstunden erfordern und den regulären Betrieb stören..

Mit optimiertem Barcode-Scannen können Inventuren schneller und genauer abgeschlossen werden, wodurch die Auswirkungen auf die täglichen Aktivitäten minimiert und häufigere Zykluszählungen für eine verbesserte Lagerkontrolle ermöglicht werden.

Während das Barcode-Scannen viele Vorteile bietet, müssen Betriebsteams für Inventar wissen, wie sie potenzielle Hindernisse.

Schlechte Scan-Genauigkeit

Unzureichende oder ungleichmäßige Beleuchtung, Blendungen durch reflektierende Verpackungen und Schmutz oder Verschmutzungen auf dem Barcode oder der Scannerlinse können zu Scan-Fehlern und Ineffizienzen führen. Diese Herausforderungen können angegangen werden, indem die Scan-Umgebung kontrolliert wird, Hardwarelösungen wie integrierte Beleuchtung implementiert werden oder fortschrittliche Softwarefunktionen genutzt werden, um suboptimale Bedingungen zu kompensieren.

Variabilität der Barcode-Symbologien

Verschiedene Industrien und Anwendungen verwenden spezifische Barcode-Typen, die jeweils ihre eigenen Eigenschaften und Kodierungsmuster aufweisen. Zum Beispiel pflegt GS1 die technischen Standards für UPC, EAN, Data Matrix und andere Symbologien.

Die Kompatibilität zwischen der Scan-Software und den erforderlichen Symbologien sicherzustellen, ist entscheidend für eine verlässliche Datenerfassung.

Niedrige Barcode-Qualität

Niedrige Druckqualität, unzureichender Kontrast und falsche Abmessungen können die Scan-Genauigkeit beeinträchtigen. Die Implementierung robuster Qualitätskontrollmaßnahmen und die Investition in hochwertige Druckausrüstung helfen, diese Probleme zu lindern, ebenso wie die Wahl leistungsstarker Barcode-Scan-Software, die selbst suboptimal gedruckte Codes scannen kann.

Barcode-Duplizierung und Kreuzkontamination

Wenn mehrere Artikel denselben Barcode teilen oder Barcodes von verschiedenen Produkten im Sichtfeld des Scanners sind, können Sie falsche Daten erhalten und Inventardiskrepanzen auftreten. Die Implementierung strenger Barcode-Verifizierungsprozesse und der Einsatz von Software mit integrierten Validierungskapazitäten kann helfen, solche Probleme zu erkennen und zu verhindern.

Menschliches Versagen

Faktoren wie schlechte Scantechniken, eine umständliche Benutzeroberfläche, Ablenkungen und Müdigkeit können zu ungenauen oder verpassten Scans beitragen. Während Schulung und Bildung helfen können, diese Probleme zu mindern, können technologische Lösungen wie eine benutzerorientierte Benutzeroberfläche, mehrfaches Barcode-Scannen, Echtzeit-Validierung und Augmented-Reality-Überlagerungen das Risiko menschlicher Fehler weiter reduzieren, indem repetitive Aufgaben automatisiert und intuitive Anleitungen für die Bediener bereitgestellt werden.

Software-Integrationsprobleme

Kompatibilität mit bestehenden Entwickler-Tools, Datenintegrations-Herausforderungen und eingeschränkter Support können zu Projektverzögerungen und schlechter Leistung führen. Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Anbietern, die branchenspezifische Integrationsoptionen, umfassenden Support und kontinuierliche Updates anbieten, hilft, diese Hürden zu überwinden und eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.

Fehler und Müdigkeit durch mehrere Barcode-Scans

Wenn Mitarbeiter jeden Tag Hunderte von Barcodes scannen, steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Müdigkeit. Software, die ihnen hilft, Barcodes in Chargen zu scannen, wie MatrixScan Count (siehe unten) und sie mit Augmented Reality (AR) unterstützt, wie MatrixScan Find, trägt erheblich dazu bei, diese Probleme zu reduzieren.

Um optimale Leistung zu erzielen und die Vorteile des Barcode-Scannens im Bestandsmanagement zu maximieren, sollten die folgenden Best Practices berücksichtigt werden:

1. Richtige Barcode-Platzierung: Schulen Sie Mitarbeiter und verwenden Sie dokumentierte Verfahren, um sicherzustellen, dass Barcodes an zugänglichen und sichtbaren Stellen auf den Paketen angebracht werden. Beinhalten Sie Anweisungen, um zu vermeiden, dass Barcodes während der Handhabung und Lagerung blockiert oder beschädigt werden.
2. Einhaltung von Industriestandards: Machen Sie sich mit den relevanten branchenspezifischen Barcode-Typen vertraut und stellen Sie sicher, dass Ihr Barcodesystem und Ihre Scan-Software diese unterstützen. Zum Beispiel verwenden Einzelhandelsinventarverwaltungssysteme häufig UPC- oder EAN-Barcodes, während Code 128 für Versandetiketten und medizinische Anwendungen verwendet wird.
3. Scannerauswahl: Berücksichtigen Sie Hardware- und Softwarefaktoren wie Scan-Reichweite, Haltbarkeit, Ergonomie und Kompatibilität mit Ihrer bestehenden Infrastruktur. Da immer mehr Unternehmen und Mitarbeiter Smartphones nutzen, können kamerabasierte Scanner schnell über ihre Benutzerbasis bereitgestellt werden. Intelligente Geräte bieten auch Zugang zu erweiterten Funktionen wie Chargenscannen und Augmented Reality. Unser Leitfaden zur Auswahl eines Barcode-Scanners bietet hilfreiche Tipps, wie man den richtigen findet.
4. Testen unter realen Bedingungen: Führen Sie gründliche Tests Ihrer Barcode-Scan-Software anhand realer Anwendungsfälle durch – unser Blog über wie man die Leistung des Barcode-Scannens misst bietet eine detaillierte Anleitung. Ein wichtiges Ziel, das viele Teams verpassen, ist, tatsächliche Benutzer in den Testprozess einzubeziehen. Dies stellt sicher, dass die Testbedingungen die Szenarien, denen sie begegnen werden, genau widerspiegeln. Es ist auch entscheidend, Probleme früh im Entwicklungsprozess zu identifizieren und anzugehen, um eine reibungslose und effiziente Benutzererfahrung sicherzustellen.
5. Verwenden Sie die neueste Software: Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Barcode-Scan-Software, um die neuesten Optimierungen, Fehlerbehebungen, Sicherheitspatches und hardware-spezifischen Anpassungen zu erhalten.
6. Priorisieren Sie Benutzererfahrung und -akzeptanz: Priorisieren Sie die Benutzererfahrung bei der Auswahl Ihres Barcode-Scanners und investieren Sie in gut geplante und durchgeführte Schulungsprogramme, um die Akzeptanz Ihrer Barcode-Scan-Software sicherzustellen. Das Training sollte grundlegende Funktionen, reale Szenarien und erweiterte Funktionen abdecken und Möglichkeiten für Mitarbeiter-Feedback und kontinuierliche Verbesserung bieten.
7. Regelmäßige Systemtests: Richten Sie einen regelmäßigen Testplan ein, um proaktiv potenzielle Probleme mit Ihrer Barcode-Scan-Software zu identifizieren und anzugehen. Regelmäßige Tests helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen, größere Störungen zu vermeiden und die laufende Zuverlässigkeit und Genauigkeit Ihrer Bestandsverwaltungsprozesse sicherzustellen.
8. Geben Sie den Benutzern ihre beste Scan-Oberfläche: Ihre Benutzeroberfläche sollte den Scanprozess vereinfachen. Ob out-of-the-box oder angepasst, intuitive Steuerungen, klare Feedback-Mechanismen und individuelle Präferenzeinstellungen verbessern die Bedienbarkeit und reduzieren die Lernkurven. Wenn Entwicklungszeit und -ressourcen begrenzt sind, schauen Sie sich eine vorgefertigte Scan-Komponente wie Scandit SparkScan (siehe unten) an. Es bietet ein optimiertes Scan-Erlebnis, das auf jede Anwendung aufgesetzt werden kann, ohne dass eine Neugestaltung oder Anpassung erforderlich ist.

Hier ist ein Beispiel für die realen Ergebnisse, die Unternehmen erzielen, indem sie sich auf die Verbesserung ihres Barcode-Scannens für Inventaroperationen konzentrieren.

VF Corporation: Eines der weltweit größten Bekleidungs-, Schuh- und Accessoire-Unternehmen erreichte 100% Bestandsgenauigkeit für Omnichannel-Bestellungen und reduzierte die Arbeitszeit der Ladenmitarbeiter um über 50%, indem es seine Barcode-Scanning-Lösung auf die Hochleistungssoftware von Scandit aufwertete.

Barcode-Scanning-Software ermöglicht es Organisationen, Inventarprozesse zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und Echtzeit-Transparenz zu gewinnen – jedoch nur, wenn sie für Ihre Anwendungsfälle optimiert ist. Durch die Umsetzung der hier erläuterten Best Practices können Sie das volle Potenzial Ihres Barcode-Scansystems ausschöpfen.